AUDITORÍA DE HOMOLOGACIÓN

FACTORES CLAVES PARA SU ÉXITO

Siendo la homologación de proveedores un tipo de auditoría que permite identificar que un proveedor está efectivamente calificado para brindar los servicios que ofrece, ¿cuáles son los factores claves a considerar para afrontar con éxito una auditoría de Homologación?

  1. Trabajar en equipo

Es fundamental tener claro que el Gerente General debe asignar a una persona de su confianza y que entienda a la perfección el funcionamiento de la empresa a nivel operativo y administrativo, tal que se involucre por completo en el proceso de homologación de proveedores, siendo este el nexo entre el consultor y la empresa.  La persona asignada brinda información relevante para que el consultor pueda comprender los procesos de la organización, mantiene informado al Gerente General para implementar los cambios sugeridos y abre las puertas para que el consultor pueda comunicarse efectivamente y obtener -así como brindar- información relevante a los demás trabajadores de la empresa.

Del mismo modo, el contador o el área que asuntos económicos o financieros de la empresa, son indispensables para tratar temas como el balance general de la empresa, el estado de ganancias y pérdidas, las utilidades netas, las cuentas por cobrar, entre otros. En este caso particular, el mejor aliado para resolver dichos temas es el especialista de la empresa en temas contables.

Por otra parte, el consultor, por lo años de experiencia en procesos de homologación de proveedores, tiene la cualidad de interpretar la información recogida de distintos actores de la empresa, así como de la observación directa y evidencias recogidas, para desarrollar o modificar planes, programas, manuales, procedimientos y registros de fácil aplicación y que se ajusten a la realidad de la empresa, tal que generen mejoras en ella; así como cumplan con los requisitos establecidos por el cliente que solicita la homologación.   

Es así que:

  • El gerente general;
  • La persona de la empresa asignada para dar seguimiento al proceso de homologación;
  • El contador;
  • El consultor; y
  • Los trabajadores en general

Son los 5 actores claves que permitirán afrontar con éxito la auditoría de homologación.

2. Entender e implementar el sistema de gestión

Las auditorías se basan en la evidencia, y no hay nada más improductivo que una empresa que se esforzó por contar con un sistema de gestión elaborado documentariamente, y que no puede implementarlo, o no puede ponerlo en práctica. La intención de un sistema de gestión es mejorar la calidad del producto o servicio brindado; aumentar la satisfacción del cliente; proteger la salud de los trabajadores, así como la integridad de la infraestructura y del ambiente; mejorar las actividades comerciales; desarrollar las capacidades de los colaboradores, entre muchos otros beneficios que no vale la pena queden tan solo en papeles.

Es así que se deben elaborar procedimientos aplicables a la realidad de la empresa y deben ser totalmente comprendidos para su adecuada implementación. Tener claro que pasar la auditoría de homologación no es el fin, sino uno de los medios para conseguir fines superiores que contribuyen con el éxito de la empresa.

3. Ser sincero con el consultor

Al igual que a un médico, la única manera de ser bien asesorados es brindando información precisa, sincera y completa. El consultor propone mejoras y soluciones a partir de lo conoce y entiende de la empresa, información incompleta inevitablemente generará soluciones incompletas, y el auditor, créanlo, lo notará de inmediato.

Ejemplo de ello son aquellas empresas que cuentan con familiares o amistades que no trabajan en la empresa pero que aparecen en planilla -y no lo comunican al consultor-; o que declaran realizar actividades de alto riesgo como trabajos en altura, trabajos en caliente; sin embargo, no mencionan que también realizan trabajos en espacios confinados; u olvidan comentar que además de todos los equipos que presenta la empresa, cuentan con una antigua máquina de soldadura descompuesta; entre otros ejemplos.

El consultor no juzga la realidad de la empresa, ni su desempeño, ni sus carencias, ya que su enfoque no es el de observar debilidades de la empresa, sino más bien el de descubrir oportunidades de mejora, esforzándose por comprender a la organización para elaborar y ayudar a implementar soluciones reales y a la medida del cliente.  

Esperamos que esta información sea útil para ustedes, y en caso requieran mayores detalles nos contacten con la confianza de siempre.

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