AUDITORÍA DE HOMOLOGACIÓN

FACTORES CLAVES PARA SU ÉXITO

Siendo la homologación de proveedores un tipo de auditoría que permite identificar que un proveedor está efectivamente calificado para brindar los servicios que ofrece, ¿cuáles son los factores claves a considerar para afrontar con éxito una auditoría de Homologación?

  1. Trabajar en equipo

Es fundamental tener claro que el Gerente General debe asignar a una persona de su confianza y que entienda a la perfección el funcionamiento de la empresa a nivel operativo y administrativo, tal que se involucre por completo en el proceso de homologación de proveedores, siendo este el nexo entre el consultor y la empresa.  La persona asignada brinda información relevante para que el consultor pueda comprender los procesos de la organización, mantiene informado al Gerente General para implementar los cambios sugeridos y abre las puertas para que el consultor pueda comunicarse efectivamente y obtener -así como brindar- información relevante a los demás trabajadores de la empresa.

Del mismo modo, el contador o el área que asuntos económicos o financieros de la empresa, son indispensables para tratar temas como el balance general de la empresa, el estado de ganancias y pérdidas, las utilidades netas, las cuentas por cobrar, entre otros. En este caso particular, el mejor aliado para resolver dichos temas es el especialista de la empresa en temas contables.

Por otra parte, el consultor, por lo años de experiencia en procesos de homologación de proveedores, tiene la cualidad de interpretar la información recogida de distintos actores de la empresa, así como de la observación directa y evidencias recogidas, para desarrollar o modificar planes, programas, manuales, procedimientos y registros de fácil aplicación y que se ajusten a la realidad de la empresa, tal que generen mejoras en ella; así como cumplan con los requisitos establecidos por el cliente que solicita la homologación.   

Es así que:

  • El gerente general;
  • La persona de la empresa asignada para dar seguimiento al proceso de homologación;
  • El contador;
  • El consultor; y
  • Los trabajadores en general

Son los 5 actores claves que permitirán afrontar con éxito la auditoría de homologación.

2. Entender e implementar el sistema de gestión

Las auditorías se basan en la evidencia, y no hay nada más improductivo que una empresa que se esforzó por contar con un sistema de gestión elaborado documentariamente, y que no puede implementarlo, o no puede ponerlo en práctica. La intención de un sistema de gestión es mejorar la calidad del producto o servicio brindado; aumentar la satisfacción del cliente; proteger la salud de los trabajadores, así como la integridad de la infraestructura y del ambiente; mejorar las actividades comerciales; desarrollar las capacidades de los colaboradores, entre muchos otros beneficios que no vale la pena queden tan solo en papeles.

Es así que se deben elaborar procedimientos aplicables a la realidad de la empresa y deben ser totalmente comprendidos para su adecuada implementación. Tener claro que pasar la auditoría de homologación no es el fin, sino uno de los medios para conseguir fines superiores que contribuyen con el éxito de la empresa.

3. Ser sincero con el consultor

Al igual que a un médico, la única manera de ser bien asesorados es brindando información precisa, sincera y completa. El consultor propone mejoras y soluciones a partir de lo conoce y entiende de la empresa, información incompleta inevitablemente generará soluciones incompletas, y el auditor, créanlo, lo notará de inmediato.

Ejemplo de ello son aquellas empresas que cuentan con familiares o amistades que no trabajan en la empresa pero que aparecen en planilla -y no lo comunican al consultor-; o que declaran realizar actividades de alto riesgo como trabajos en altura, trabajos en caliente; sin embargo, no mencionan que también realizan trabajos en espacios confinados; u olvidan comentar que además de todos los equipos que presenta la empresa, cuentan con una antigua máquina de soldadura descompuesta; entre otros ejemplos.

El consultor no juzga la realidad de la empresa, ni su desempeño, ni sus carencias, ya que su enfoque no es el de observar debilidades de la empresa, sino más bien el de descubrir oportunidades de mejora, esforzándose por comprender a la organización para elaborar y ayudar a implementar soluciones reales y a la medida del cliente.  

Esperamos que esta información sea útil para ustedes, y en caso requieran mayores detalles nos contacten con la confianza de siempre.

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¿ESTAR HOMOLOGADOS O NO?

3 RECOMENDACIONES PARA SACARLE EL MÁXIMO PROVECHO AL PROCESO DE HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES

El año pasado fueron muchas las empresas que nos contactaron para brindarles asesoría acerca del proceso de homologación de proveedores, ya que –en la mayoría de los casos- su principal cliente los había invitado a homologarse de acuerdo a sus estándares y exigencia como empresa. Esto de ser invitados, para no caer en eufemismos, es más una obligación comercial que el cliente pone sobre el proveedor para que  pueda seguir brindándole servicios.

Es ahí que las empresas se preguntan, ¿qué es una homologación de proveedores? En términos simples, la homologación de proveedores es un tipo de auditoría que permite identificar si un proveedor está efectivamente calificado para brindar los servicios que ofrece.

Desde Eccos ingeniería Sostenible estamos seguros que los beneficios que obtiene una empresa, más allá de cumplir con un requisito que le impone el cliente, son muy amplios, razón por la cual hemos elaborado 3 recomendaciones para sacarle el máximo provecho al proceso de Homologación:

  • Involucre a la alta gerencia, o a aquellas personas que toman decisiones en la empresa, en todo el proceso de Homologación:A veces estamos tan concentrados en brindar servicios de calidad y en el tiempo programado a nuestros clientes, que olvidamos evaluar con detenimiento cómo está funcionando nuestra empresa. Es así que el proceso de homologación de proveedores es el momento perfecto para detenernos a observar cómo estamos gestionando nuestro negocio, y un punto partida para repotenciar y documentar aquello que realmente se está haciendo bien en la empresa, así como identificar oportunidades de mejora que repotencien la calidad de nuestro servicio. ¿Controlamos la calidad en los procesos subcontratados, en la recepción de los materiales comprados, durante la realización del servicio y una vez finalizado momentos antes de entregarlos? ¿Cómo hacerlo? Son solo algunas preguntas que nacen de este proceso.
  • Use los registros generados a su favor comercialmente: Las auditorías se basan en la evidencia, y las homologaciones no son la excepción. Es así que una manera de evidenciar el cumplimiento de diversos requisitos para ser homologados es por medio de registros, y estos pueden ser usados comercialmente a favor de la empresa. Por ejemplo, en algunos casos resulta beneficioso ante un posible nuevo cliente, el mostrar las encuestas de satisfacción de clientes pasados, así como las conformidades de servicios ¡Qué mejor manera de mostrar la calidad de su servicio que con evidencias de clientes satisfechos!
  • Muestre lo más que pueda su constancia de Homologación de Proveedores : Por sobre todas las cosas conseguir ser homologados es un mérito, un reconocimiento, es postular a un premio y ganarlo, y el trofeo es la constancia de homologación. Y como todo reconocimiento hay que exhibirlo. Hemos visto empresas que lo colocan en el brochure como parte de los logros empresariales, en la página web, en redes sociales. Nosotros, recomendamos además mostrar el sello de Proveedor Homologado en la firma del correo y en las tarjetas personales de presentación. Recordemos que el estar homologados nos convierte en un proveedor diferente, uno que por definición, está calificado para brindar los servicios que ofrece.

Esperamos que esta información sea útil para ustedes, y en caso requieran mayores detalles nos contacten con total libertad.